Uso do Sistema de Inventário da UTFPR Toledo

O presente documento possui o objetivo de auxiliar os membros da Comissão Inventariante da UTFPR no correto USO DO SISTEMA DE INVENTÁRIO.

Para tal, o documento está estruturado em uma sequência de passos detalhados que auxiliam na realização da tarefa.

Pede-se que os usuários leiam atentamente todo o documento, de forma que se cumpra com o objetivo. No caso de dúvidas ou problemas durante a execução do procedimento, favor entrar em contato com o(a) presidente da Comissão Inventariante.

O Sistema de Inventário da UTFPR Toledo é um sistema desenvolvido pela COGETI-TD no ano de 2019 para atender às necessidades da Comissão Inventariante do Campus. A aplicação, baseada em Laravel, é opensource e seu código está disponível aqui.

O Sistema visa auxiliar a Comissão Inventariante, agilizando o processo de coleta dos patrimônios, padronizando a informação e fornecendo relatórios ágeis e precisos. A ferramenta não é oficial e seu uso não é obrigatório.

O acesso ao Santana deve ser realizado pelo endereço https://inventario.td.utfpr.edu.br/login. As credenciais para login são únicas desse sistema e serão passadas pela Comissão Inventariante aos membros. Informe as suas credenciais e clique em “Login”, conforme imagem abaixo:

Após o login, a seguinte tela será exibida. Clique em “Iniciar Coleta” no ano correspondente ao inventário que está sendo realizado.

Então será exibida na tela a lista de todos os locais a serem inventariados, bem como a quantidade de itens que há em cada local e a quantidade e porcentagem que já foram lidos. No final da linha de cada local estão presentes os botões “Ver local” e “Coletar”. Observe a imagem abaixo:

Obs.: A quantidade e a porcentagem de itens já lidos têm apenas uma função informativa, haja vista que TODOS os itens presentes no local devem ter seu patrimônio coletado, independente de fazerem ou não parte desse local.

Clicando no botão “Ver local” é possível visualizar uma lista com todos os itens pertencentes àquela localização, bem como ver quais itens já foram lidos no local. É possível expandir a visualização dos itens para ver mais informações, como o responsável e a descrição do item. Veja um exemplo abaixo:

Já o botão “Coletar” tem a função de iniciar a coleta propriamente dita. Esse botão só será visível para os locais que a equipe deve realizar o inventário. Dessa forma, não há risco de uma equipe ler repetidamente um local já lido por outra equipe.

A próxima imagem mostra como é a tela de coleta de patrimônios:

Obs.: Caso veja a necessidade de alterar o nome de algum local ou até mesmo criar um novo local no sistema, solicite à presidência da comissão.

A partir do momento que a equipe estiver no local físico que realizará o inventário e também estiver na página correta de coleta no Sistema, poderá iniciar as leituras com o Leitor de Código de Barras ou digitar os códigos no campo SIORG.

O Leitor de Códigos de Barra dá um “enter” automaticamente após cada leitura que ele realiza. Assim, o usuário não precisa tomar nenhuma outra atitude para salvar a sua leitura, ela já estará imediatamente salva. Caso o código seja digitado com um teclado, o usuário deverá teclar “enter” após cada item.

Ao ler um código de barras, como dito anteriormente, esse item já estará salvo no sistema. O usuário que está fazendo a leitura irá observar que as informações referentes ao item lido aparecerão na parte inferior da tela, conforme a imagem abaixo:

Certifique-se de que o objeto lido coincide com a descrição apresentada na parte de baixo da tela.

Obs.: Nesse momento, NÃO É NECESSÁRIO CLICAR NO BOTÃO “SALVAR”!! O botão “Salvar” é exclusivo para edições, como veremos no próximo item desse manual.

Conforme citado no passo anterior, é possível editar algumas informações de um objeto lido. Essa edição pode ser realizada no mesmo momento da leitura, quando as informações do item lido aparecem na parte de baixo da tela, ou posteriormente. Para fazer a edição posterior, digite/leia novamente o tombo a ser editado. O sistema informará que o item já foi lido e pedir se deseja DESCARTAR a leitura duplicada, momento que o usuário pode clicar em OK para cancelar essa duplicação. Após isso o item aparecerá novamente na parte de baixo da tela para edição.

Para edição após a leitura de um item, caso precise fazer alguma edição no item lido, como inserir uma “Observação” ou alterar o “Estado” do item (entre BOM e DEFEITUOSO), faça a sua alteração e clique em “Salvar”. Veja o exemplo abaixo:

Sempre que encontrar um objeto DEFEITUOSO, lembre-se de alterar seu estado e escrever na “Observação” qual o seu defeito. A falta dessa observação compromete o trabalho do DIPAT ao término da comissão. Mesmo para itens em bom estado, sempre que julgar necessário, insira também sua observação.

Na parte superior da tela de coleta há, na cor cinza, os botões para coleta de itens que não tenham a plaqueta do SIORG. Esses itens sem plaqueta SIORG estão divididos em 3 outros tipos: Tombo Antigo, PROEP e Itens sem patrimônio, conforme imagem a seguir:

Caso encontre no local que está realizando inventário algum bem que se enquadre em qualquer uma dessas 3 classes, clique no botão correspondente e insira as informações solicitadas.

Coleta Tombo Antigo:

Coleta Tombo PROEP:

Coleta Item sem Patrimônio:

Sempre que surgir alguma dúvida, não hesite em buscar informações junto aos demais membros da comissão ou mesmo com o DIPAT. É fundamental que os dados coletados pela Comissão Inventariante reflitam a realidade dos bens e do campus.