Configuração e Uso do Assistente Digital (DLA) na DEBIB

O presente documento possui o objetivo de auxiliar os membros da DEBIB e também da Comissão Inventariante da UTFPR na correta CONFIGURAÇÃO E USO DO ASSISTENTE DIGITAL (DLA) NA DEBIB.

Para tal, o documento está estruturado em uma sequência de passos detalhados que auxiliam na realização da tarefa.

Pede-se que os usuários leiam atentamente e sigam os passos com cuidado, de forma que se cumpra com o objetivo. No caso de dúvidas ou problemas durante a execução do procedimento, favor entrar em contato com a DEBIB.

No ano de 2019 a UTFPR realizou a aquisição, para todos os Campi, de um leitor RFID para a leitura das etiquetas dos livros da DEBIB, com o intuito de auxiliar na gestão das bibliotecas.

Para a utilização das funcionalidades dos equipamentos RFID é necessário realizar configurações que permitam que os equipamentos atuem de forma integrada com o software de gestão do acervo (Pergamum) em condições de atender às necessidades de utilização dos usuários das Bibliotecas da UTFPR.

O Assistente Digital para Biblioteca (DLA) é o equipamento portátil leitor de etiquetas RFID que funciona com o software DLA em conjunto com o software de gestão de acervo Pergamum para a realização de tarefas das bibliotecas como Coletar dados, Buscar itens, Retirar itens, Verificar ordem nas estantes, Selecionar/organizar estante, Pesquisa itens e Encontrar itens.

Utilizando o CD que acompanha o equipamento ou o instalador disponível em S:/DEBIB$, execute o instalador do software StaffConnect Data. Siga o processo de instalação até o fim.

Abra o Staff Connect Data.

Primeiramente, no menu superior, clique em “Admin Setup” e depois em “Enter password”, conforme imagem abaixo. Informe a senha de administrador.

No explorador de arquivos do computador, defina onde salvará os arquivos relativos ao DLA. Em seguida, crie 4 novas pastas: busca, inventario, ordem e retirar, conforme imagem abaixo.

Em seguida, volte para o software StaffConnect Data, clique em Admin Setup, depois em Folders e defina os caminhos para as pastas que acabou de criar, conforme imagem a seguir.

IMPORTANTE: para fins de inventário, a pasta ORDEM é onde deve ser salvo o arquivo .txt que será extraído do Pergamum (conforme Passo 3 desse manual) e o campo “Export/Import Location” deve ser a unidade do cartão de memória do DLA.

IMPORTANTE [2]: o local “Export/Import Location” deverá ser a unidade de disco removível que o sistema reconheceu quando o cartão de memória do DLA foi inserido.

Para a exportação dos dados extraídos do Pergamum para o DLA, deve-se configurar o formato de exportação no staffConnect. O formato “Padrão UTFPR” deve ser formatado e indicado conforme as imagens abaixo, clicando em “Admin Setup”, “Export Formats”, “New”:

O relatório extraído do Pergamum gera 8 caracteres para cada número de exemplar, então deve haver essa definição no programa de gerenciamento de dados (staffConnect Data), clicando em “Admin Setup”, “Barcode Filters”, “New”, conforme abaixo:

Clique em “Admin Setup” e depois em “List Barcode Validation”. Altere os parâmetros para um intervalo que atenda aos dos códigos de barra que serão coletados, conforme imagem a seguir.

Pronto! Se você chegou aqui seguindo todos os passos, o seu StaffConnect Data está pronto para uso.

O primeiro passo para a realização da coleta de dados, conforme imagem abaixo, é gerar no Pergamum o relatório 255 - Relatórios – Levantamentos Bibliográficos – Conferência do acervo RFID (255 para transmitir os dados do acervo para o DLA. Esse relatório apresenta os itens por ordem de classificação.

Na sequência, selecionar a Biblioteca, o tipo de material e a localização:

O relatório será gerado emitindo uma listagem neste formato:

O próximo passo será clicar em exportar dados:

Selecionar o opção .txt:

Após selecionar a opção exportar TXT os dados serão abertos em um bloco de notas:

IMPORTANTE: Esse arquivo .txt gerado é o que deverá ser exportado para o DLA. Para isso, salve esse arquivo na pasta ORDEM, criada no Passo 02.

Com o arquivo .txt já salvo na pasta “ordem”, feche e abra novamente o programa staffConect Data, com o cartão de memória do DLA já inserido no computador.

De acordo com a imagem a seguir, marque a caixinha do arquivo salvo na pasta “ordem” clicando no checkbox correspondente, conforme a seta 1. Em seguida, altere o formato para o “Padrão UTFPR” criado, conforme a seta 2. Após isso, clique em “Exportar”, indicado pela seta 3. Ao fazer isso, será efetuada a transmissão dos dados do arquivo .txt que estará na pasta “ordem” para o cartão de memória do DLA, que irá reconhecer os dados do acervo para fins de coleta e busca de materiais. Onde aponta a seta 4 será exibido um relatório da exportação.

A coleta de dados do acervo, considerando que este está totalmente equipado com as etiquetas RFID gravadas é realizada selecionando a opção “Coletar dados” da tela inicial do DLA, com o cartão de memória devidamente inserido. Neste momento, deve ocorrer a leitura do acervo para fins de inventário.

Importante: O DLA tem um limite de cerca de 280 exemplares para serem lidos por vez. Ao atingir esse limite ou próximo dele, é necessário clicar em “salvar” na tela do DLA, selecionar “padrão” e confirmar o salvamento. Após, clicar em “home” para retornar à tela inicial do DLA e iniciar a coleta de dados novamente. Não há problema em ler o mesmo material mais de uma vez, as duplicidades serão corretamente tratadas pelo software. Todos os dados coletados e salvos serão gerados em um arquivo futuramente. Caso seja feito mais de uma importação, é necessário juntar os dados em um só arquivo antes de descarregar no Pergamum.

Ao final da coleta, os dados deverão ser importados para o computador para que sejam descarregados no Pergamum e gerado os dados do inventário.

Após a leitura dos dados e a inserção do cartão de memória do DLA no computador, abra novamente o programa de gerenciamento de dados e clique em “Importar”, ícone destacado e com seta verde da imagem abaixo.

No exemplo, foi coletado somente 4 dados. O arquivo da coleta será importado e gerado na pasta indicada em “Admin Setup”, “Folders”, “Import File Destination”, que no exemplo foi denominada “Inventário”. O nome do arquivo será sempre “Default” e estará em uma pasta também chamada “Default”. Se houver várias importações não há problema, cada uma irá gerar um arquivo chamado “Default” seguido pela quantidade de exemplares que foram lidos. Para descarregar os dados coletados no Pergamum, não se esqueça de juntar todos os dados em um arquivo só.

No Software Pergamum - módulo “Catalogação”, selecionar “Inventário”.

Ao clicar em inventário a tela seguinte apresenta:

Na aba Cadastro preencher os dados do inventário selecionando a biblioteca, o tipo de obra a ser inventariada (ex: livros), informar a localização, a situação e todas as áreas de conhecimento para inventário geral.

Importante: No campo “Observação” coloque o nome do campi. A data de término do inventário deve ser incluída somente ao final da realização do trabalho. Todas as orientações relacionadas a Inventário estão disponíveis no Guia para Inventário Pergamum e no Manual Pergamum, disponíveis na Rede Pergamum e compartilhados na nuvem com as chefias das bibliotecas.

A próxima tela: Leitura é a tela que fará a leitura do arquivo texto coletado. Selecione a biblioteca do seu campi, indique o nome da pessoa que efetuou a leitura, clique em ler arquivos e aguarde.

Após terminar a leitura, o sistema indicará operação finalizada. Após descarregados os arquivos, aparecerá a quantidade de títulos e exemplares existentes e a quantidade de itens desaparecidos, bem como, o valor total dos desaparecidos.

O Pergamum disponibiliza diversos relatórios provenientes de dados de inventário. Para obter dados relacionados à Relação de exemplares desaparecidos por ordem de classificação, selecionar a opção 7.

Para auxiliar na conferência, é possível imprimir o relatório de materiais desaparecidos em formato .pdf ou exportar em formato de texto ou excel. Será exibida a tela abaixo:

De posse do relatório dos materiais desaparecidos, novas conferências no acervo devem ser realizadas no intuito de verificar a ocorrência de materiais não lidos na conferência anterior. Repita esta operação quantas vezes julgarem necessário. Esta ação tem por intuito localizar itens que por ventura estejam armazenados de forma incorreta ou em outros ambientes da Biblioteca (processamento técnico, restauração e outros).

Depois de realizadas as verificações e certos de que o relatório de itens desaparecidos reflete o resultado final do inventário anual, vá para Cadastro de exemplar e altere a situação do exemplar existente na listagem de “normal” para “desaparecido”. Esta ação impedirá que o usuário busque pelo item no acervo e não o localize. Permitirá também que o gestor da biblioteca tenha conhecimento que no inventário X, determinado livro estava desaparecido. Para facilitar, inclua no campo observações a seguinte mensagem: item desaparecido no inventario x ano y.

Orienta-se que o livro permaneça nessa situação até o final de cada exercício (final de cada ano), ocasião de realização de novo inventário, visto que temos diversos casos de livros que retornam ao acervo da Biblioteca. Caso o livro retorne ao acervo a situação do exemplar deverá ser alterada para “normal”.

Caso seja constatado que o livro de fato não retornou ao acervo no período, caberá à biblioteca entrar em contato com o DEMAP do campi para verificar os procedimentos para encaminhamento da relação de itens “desaparecidos” para baixa patrimonial. Somente após a realização da baixa patrimonial deverão as bibliotecas alterar no Pergamum a situação do item para a situação “excluído”. Orienta-se que somente os livros baixados tanto no sistema de patrimônio quanto no financeiro sejam declarados “excluídos” no Pergamum.